Vous avez été sollicité dernièrement pour devenir administrateur de votre association professionnelle. Vous êtes flatté et honoré par cette marque de confiance que l’on vous accorde, mais vous avez demandé quelques jours de réflexion avant de donner votre réponse. Vous avez pris une bonne décision. Tout d'abord, elle indique que vous n’êtes pas du genre à vous engager à la légère, ce qui est une marque de professionnalisme. Ensuite, vous prouvez ainsi que vous voulez analyser plus en détail les implications de cette nouvelle fonction que l’on vous demande d’assumer, ce qui démontre l’importance que vous accordez à cette fonction.
Vous avez accompli une démarche qui devrait être suivie par toute personne à qui l’on demande d’être administratrice d’un organisme sans but lucratif, quel qu’il soit : un ordre professionnel, une association professionnelle, un organisme philanthropique, une association sportive ou culturelle, etc. Il existe au Québec 39 catégories d’organismes sans but lucratif, chacun soumis à des lois et règlements spécifiques et au Code civil du Québec.
Si vous acceptez d’être administrateur d’une société sans but lucratif, il est essentiel de savoir jusqu’où votre responsabilité civile personnelle peut se trouver engagée.
Être administrateur est un engagement personnel de participer et de voir à la bonne gestion d’un organisme. Généralement, on est élu administrateur pour ses qualités personnelles et ses compétences. Il y a des droits, des devoirs et des obligations qui se rattachent à cette fonction. D’une façon générale, les individus qui acceptent un poste d’administrateur savent qu’ils peuvent être tenus responsables. Cependant, très peu savent véritablement jusqu’où peut aller cette responsabilité.
Juste un exemple parmi d’autres qui identifie bien l’étendue de cette responsabilité. Il arrive parfois que des administrateurs n’osent pas voter contre une motion cruciale ou une résolution, de peur de déplaire, pour quelque raison que ce soit, à certains membres qui l’appuient. Cette attitude est dangereuse, car il faut savoir que les administrateurs peuvent être tenus solidairement responsables des actes commis par d'autres administrateurs, simplement parce qu'ils siègent au même conseil d'administration. Plus encore, si un administrateur affiche son opposition, il ne s’agit pas uniquement de voter contre la proposition pour dégager sa responsabilité. Il faut s’assurer que cette dissidence soit nominalement et spécifiquement enregistrée au procès-verbal de l’assemblée ou à ce qui en tient lieu. Ce sont là deux cas précis que bien des administrateurs ignorent et qui pourtant sont d’une extrême importance.
En fait, le principe général est que les administrateurs d’organismes sans but lucratif peuvent être tenus personnellement responsables d'actes, d’erreurs ou d'omissions survenus dans l'exercice de leurs fonctions.
D’une façon plus concrète, la responsabilité civile d’un administrateur ou d’un dirigeant d’une société sans but lucratif peut être invoquée dans différentes situations.
- Dans le cadre d’actes posés dans le cours normal des activités d’un conseil d’administration comme :
- Les conflits d'intérêts.
- Le manque de loyauté et de bonne foi.
- Les déclarations publiques non autorisées et inconsidérées.
- Le retard ou le refus de prendre une décision entraînant un préjudice à l’organisation ou à des tiers.
- La négligence dans la production des rapports à produire aux gouvernements et des paiements à effectuer, comme, par exemple, la retenue à la source et les taxes non versées aux gouvernements.
- Le non-respect des lois et règlements.
- Le non-paiement des salaires. Les administrateurs et dirigeants peuvent être tenus personnellement responsables de payer les salaires non versés aux employés.
- La dilapidation des biens de l’organisation.
- Le manque flagrant d’attention ou de prudence dans l’évaluation des décisions prises par le conseil d’administration de même que pour celles du directeur général.
- L’attribution de contrat sans autorisation.
- Les administrateurs peuvent aussi être tenus responsables pour des actes posés qui impliquent des employés et des bénévoles de l’organisme. Dans de tels cas, on retrouve notamment :
- Le congédiement abusif qui est une source de réclamation fréquente.
- Le mauvais encadrement des comités.
- Le harcèlement, la discrimination.
- Le vol.
- Les accidents de travail.
- Les mauvaises décisions.
- L’émission de reçus pour impôt, non conforme.
- Par ailleurs, la responsabilité de l’organisme, donc de ses administrateurs, peut également être mise en cause lors de services rendus comme, par exemple :
- Les accidents aux visiteurs ou clients.
- Les préjudices causés à la suite de la publication d’avis.
- Les dommages causés aux personnes ou aux biens lors d’un congrès ou autre événement.
Être administrateur d’une société sans but lucratif est une belle expérience et il est important de faire profiter les autres de vos compétences. C’est une implication sociale que l’on ne peut qu’encourager. Il ne faudrait donc pas que l’énumération de tous ces risques vous empêche d’accepter éventuellement un tel poste. Il faut bien remarquer que dans notre principe fondamental, nous avons bien dit qu’un administrateur PEUT être tenu responsable. Il faut prouver qu’il y a eu une faute, une négligence, une erreur ou omission de commise qui engage la responsabilité civile de l’administrateur.
Si nous avons envisagé les différents champs où on peut la retrouver, c’est qu’il est important avant d’accepter cette fonction, de savoir véritablement dans quoi on s’engage et de s’assurer que l’on peut bien exercer cette fonction et que l’on connaît certaines pratiques de gouvernance.
Également, les administrateurs d’une société sans but lucratif doivent compter sur une bonne protection d’assurance. La Capitale assurances générales offre une police d'assurance de responsabilité des administrateurs et dirigeants de sociétés sans but lucratif qui procure une excellente protection. Cette police :
- Indemnise les conséquences de la responsabilité des administrateurs quant aux actes qu'ils posent, aux erreurs qu'ils commettent ou à leur omission d'agir ;
- Dédommage la société sans but lucratif qui, en conformité avec ses règle¬ments, a pris en charge les conséquences pécuniaires de la responsabilité des administrateurs dans l'exercice de leurs fonctions.
En conclusion, si vous êtes un administrateur d'un organisme sans but lucratif, quelle qu’en soit sa taille, il est essentiel d'être conscient de votre engagement et de le prendre au sérieux. Assurez-vous aussi que votre organisme et vous-même avez les protections d’assurance responsabilité requises et suffisantes.
Michel Talbot, FPAA
Directeur principal Assurance des entreprises
La Capitale assurances générales
Pour en savoir plus :
Service des assurances commerciales de La Capitale assurances générales aux numéros suivants : (418) 644-0607 ou sans frais au 1 800 644-0607.
Source : Pensez-y bien, vol. 9, numéro 4, septembre 2005. Révisé septembre 2008.
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